Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Разъездной характер работы сотрудников: когда такой режим выгоден работодателю». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Присутствие в компании сотрудников с разъездным вариантом работы ставит перед администрацией вопросы документального закрепления указанного вида деятельности и компенсации понесенных сотрудником расходов по нормам законодательства.
Особенности оформления разъездного характера работы
Работодатель самостоятельно устанавливает перечень должностей, по которым возможен разъездной характер работы. Этот список фиксируется в приказе или отдельном положении, а сноска на него указывается в коллективном договоре.
В документе-основании присутствуют следующие сведения:
-
перечень должностей, для которых установлен специальный порядок работы;
-
список принимаемых первичных документов, подтверждающих поездку;
-
механизм финансирования расходов;
-
размер компенсации.
Сотрудники предприятия должны быть ознакомлены с локальными актами под роспись. В таком случае можно избежать трудовых споров и недовольства.
Рекомендуем зафиксировать возможность разъездного характера работы в отдельном положении даже при отсутствии явных предпосылок. Ситуация в бизнесе может резко измениться, а выезды сотрудников стать обычным явлением. Для внесения изменений в коллективный договор потребуется проведение переговоров с работниками (ст. 44 и 49 ТК РФ) и регистрация изменений в соответствующем уполномоченном органе по труду, что требует определенных трудозатрат.
Для исключения трудовых споров необходимо изложить порядок возмещения расходов на служебные поездки в письменном виде. В частности, механизм можно прописать в положении о разъездном характере работы или отдельном внутреннем документе, с которыми нужно ознакомить всю целевую аудиторию сотрудников.
У разъездного характера работы есть неоспоримые преимущества для работодателя:
-
уменьшение документооборота, поскольку не формируются внутренние распоряжения и приказы под каждую поездку;
-
сокращение затрат на ведение учета рабочего времени (авансовый отчет не требуется);
-
получение налоговых преимуществ;
-
минимизация затрат по сравнению с отправкой в служебную командировку.
Компенсации при разъездном характере работ
Еще одним немаловажным вопросом, заботящим многих работодателей, у которых уже предусмотрен разъездной характер работы сотрудников, и тех, которые только хотят его установить, является вопрос о гарантиях и компенсациях, их размерах и порядке предоставления.
Перечень компенсаций работнику при направлении его в служебную поездку законодательно установлен (ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ). В нем упомянуты:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Комментарий к ст. 166 ТК РФ
1. Служебной командировкой признается направление работника для выполнения производственного задания не только в организацию, находящуюся в другой местности, но также в организацию, находящуюся в той же местности.
2. Не является служебной командировкой направление работника на переподготовку и курсы повышения квалификации.
Перемещение работника на определенный срок в другое структурное подразделение организации, расположенное в той же местности, если это не влечет изменения определенных сторонами условий трудового договора, не является служебной командировкой. Отличие командировки от временного перевода на другую работу состоит в том, что временный перевод имеет место у того же работодателя (см. ст. 72.2 ТК).
3. В служебную командировку направляются работники, состоящие с работодателем в трудовых отношениях. Не может служить ограничением направления работника в командировку срок заключенного трудового договора, например заключение трудового договора на время выполнения временных (до двух месяцев) работ.
4. Особенности порядка направления работников в служебные командировки как на территории РФ, так и на территории иностранных государств определяются Положением о служебных командировках.
5. Под местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором (абз. 1 п. 3 Положения о служебных командировках).
Поездка работника, направляемого в командировку по распоряжению работодателя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой (абз. 2 п. 3 Положения о служебных командировках).
6. Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Направление работника в командировку производится руководителем организации и оформляется приказом (распоряжением).
7. Согласно Положению о служебных командировках (абз. 1 п. 4) срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. В связи с этим следует признать, что в настоящее время срок командировки устанавливается исключительно работодателем.
Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем (п. 6 Положения о служебных командировках).
На основе служебного задания кадровая служба организации издает приказ о направлении работника в командировку.
8. Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее — последующие сутки.
В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.
Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.
Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем (п. 4 Положения о служебных командировках).
9. Командированные в организацию работники проходят в установленном порядке вводный инструктаж. До начала самостоятельной работы с ними проводится первичный инструктаж на рабочем месте (п. п. 2.1.2, 2.1.4 Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организации, утв. совместным Постановлением от 13.01.2003 Минтруда России N 1 и Минобразования России N 29).
10. Работники, находящиеся в командировке, подчиняются режиму рабочего времени и времени отдыха организации, в которую они командированы. Не использованные во время командировки дни отдыха по возвращении из нее не предоставляются.
Оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии со ст. 153 ТК.
При направлении работника (по распоряжению работодателя) в командировку в выходной день ему по возвращении из командировки по его желанию предоставляется другой день отдыха.
11. Несчастные случаи, произошедшие с работниками в период командировки, в т.ч. при следовании к месту служебной командировки и обратно, подлежат расследованию и учету (см. коммент. к ст. 227).
12. Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней:
— авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;
— отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме (п. 26 Положения о служебных командировках).
13. Если постоянная работа осуществляется в пути или имеет разъездной характер (например, работа машинистов, проводников), то такие служебные поездки не являются командировками. О возмещении расходов, связанных с такими служебными поездками работников, см. коммент. к ст. 168.1.
Что такое командировка по ТК РФ и каковы ее отличительные признаки
Что считается командировкой по ТК РФ? В положениях кодекса сказано, что командировка — это поездка сотрудника фирмы, имеющая определенный срок и осуществляемая в соответствии с распоряжением работодателя, на объект, который расположен вне штатного места работы (ст. 166 ТК РФ). Трудовой кодекс разграничивает понятие командировки и служебной поездки — осуществляемой работником на должности, которая предполагает выполнение работы разъездного характера.
Командировкой также считается временный отъезд работника в структурное подразделение организации, расположенное в другом населенном пункте или за рубежом.
Командировка, в отличие от служебной поездки, требует оформления в особом порядке — установленном постановлением Правительства России от 13.10.2008 № 749. На практике это означает:
Для командируемых работников, в отличие от тех, кто участвует в служебных поездках, установлен широкий спектр гарантий и компенсаций. Зарплата командируемому начисляется по особому принципу — исходя из среднего заработка.
Узнать больше о специфике расчета зарплаты для сотрудников в командировках вы можете в статье «Расчет среднего заработка для командировки».
Учет рабочего времени сотрудников в командировке также имеет особенности. Рассмотрим их.
Кого нельзя отправить в командировку?
Поездки лиц, с которыми заключен договор гражданско-правового характера, не являются командировками. В служебные командировки можно направлять только тех, с кем у работодателя заключен трудовой договор. Но и тут есть исключения: не всех работников можно отправить в командировку, а у некоторых нужно будет получить согласие.
Работодатель не вправе направлять в служебные командировки:
В служебную командировку могут быть направлены только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением (ст. 167, 259, 264 ТК РФ):
Данные работники должны быть письменно ознакомлены со своим правом отказаться от направления в служебную командировку.
Если работник не относится к перечисленным выше категориям, то он не вправе отказаться от командировки. Такой отказ может повлечь за собой привлечение к дисциплинарной ответственности в виде выговора или замечания (о расторжении трудового договора из-за неоднократного неисполнения работником своих трудовых обязанностей читайте в статье «Уволить работника по инициативе работодателя стало сложнее»).
Какой способ служебной поездки выбрать
На сегодняшний день есть много видов работы, которые предполагают, что трудовая деятельность осуществляется не только в офисе, но в служебных поездках. Например, при работе менеджера по продажам. Его поездки к клиентам могут быть отнесены к командировкам, ведь помимо этого он также трудится в офисе. Но эти поездки часто носят каждодневный характер, в связи с чем их можно отнести к разъездному характеру работы. При возникновении таких спорных ситуации, работодатель самостоятельно может определить относить поездки к командировкам, либо определить работу как разъездную (168.1 ТК РФ).
Важно! Перечень работников с разъездным характером работы работодатель вправе определить самостоятельно. Для этого необходимо закрепить этот перечень в коллективном договоре, либо локальном нормативном акте компании.
Выплаты в обоих видах служебных поездок будут одинаковыми, это:
- расходы, связанные с проездом;
- расходы, связанные с проживанием (наймом жилого помещения);
- Суточные выплаты;
- Иные расходы, которые работник вправе совершить в поездке с разрешения работодателя.
Различия таких поездок заключаются в их оформлении, платежами в бюджет, расчетом зарплаты и других выплат.
Отличительные характеристики разъездного характера работ
Чтобы определить разъездной или подвижной характер работы, различия нужно искать в регламентах, установленных еще в советское время. При подвижном характере предусмотрены частые перемещения не отдельно взятого работника, а всего предприятия, когда наемный персонал работает вдали от места постоянного проживания.
Если работа носит разъездной характер, значит должностная инструкция предписывает работнику совершать постоянные поездки, не по факту возникновения каких-то событий, а с целью выполнения обязанностей, для которых нанимался работник. Следует научиться различать, кому можно установить такой характер работы – вопрос в сути исполняемых обязанностей — поездок «по случаю» и для исполнения рабочих обязательств.
Какой способ служебной поездки выбрать
На сегодняшний день есть много видов работы, которые предполагают, что трудовая деятельность осуществляется не только в офисе, но в служебных поездках. Например, при работе менеджера по продажам. Его поездки к клиентам могут быть отнесены к командировкам, ведь помимо этого он также трудится в офисе. Но эти поездки часто носят каждодневный характер, в связи с чем их можно отнести к разъездному характеру работы. При возникновении таких спорных ситуации, работодатель самостоятельно может определить относить поездки к командировкам, либо определить работу как разъездную (168.1 ТК РФ).
Важно! Перечень работников с разъездным характером работы работодатель вправе определить самостоятельно. Для этого необходимо закрепить этот перечень в коллективном договоре, либо локальном нормативном акте компании.
Выплаты в обоих видах служебных поездок будут одинаковыми, это:
- расходы, связанные с проездом;
- расходы, связанные с проживанием (наймом жилого помещения);
- Суточные выплаты;
- Иные расходы, которые работник вправе совершить в поездке с разрешения работодателя.
Различия таких поездок заключаются в их оформлении, платежами в бюджет, расчетом зарплаты и других выплат.
Однодневная командировка
Общее определение служебной командировки дается в ст. 166 ТК РФ — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Кроме Трудового кодекса государственные и муниципальные учреждения всех типов при направлении работников в командировки руководствуются Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее — Положение).
Примечание. Местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения), работа в которой (котором) обусловлена трудовым договором (п. 3 Положения).
Федеральные государственные служащие руководствуются Порядком и условиями командирования, установленными Указом Президента РФ от 18.07.2005 N 813, нормы которых аналогичны Положению. Понятия однодневной командировки нет в данных документах. При этом в п. 4 Положения говорится, что срок командировки определяет работодатель с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. А в п. 11 Положения указано: в некоторых случаях работник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства. Собственно, можно сделать вывод: однодневная командировка оформляется на один день и тогда, когда работник, выполняя служебное поручение в другой местности, может ежедневно возвращаться к своему месту жительства.
Обратите внимание! Поездка работника, направляемого по решению работодателя в командировку в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.
Любая командировка, в том числе однодневная, осуществляется на основании решения работодателя, то есть его приказа или распоряжения. Кроме этого, дни нахождения работника в командировке должны быть отражены в табеле учета рабочего времени и обозначаются они буквенным кодом «К» (или цифровым «06» — служебная командировка). Причем количество отработанных в командировке часов в табеле не проставляется.
По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения).
Оформление разъездного характера работы
Никаких приказов о направлении в служебную поездку, в отличие от однодневных командировок, не издается. Но локальным актом (коллективным договором, соглашением) работодателя должен быть установлен перечень должностей, постоянная работа по которым имеет разъездной характер. На основании этого документа условие о разъездном характере работы включается в должностные инструкции и трудовые договоры.
Кроме того, работодатель может локальным актом утвердить формы других документов относительно отчетности о поездках — маршрутные листы, служебные задания и т.п. Водителям выдается путевой лист, который может быть составлен по унифицированной форме, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78, или разработан самостоятельно с применением положений Приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». Путевые листы регистрируются в журнале и сдаются уполномоченному лицу.
Расходы работника должны быть подтверждены документально и выплачиваются на основании авансового отчета.
В табеле учета рабочего времени проставляется буквенный код «Я», поскольку сотрудники, находясь в разъездах, исполняют свои трудовые обязанности. По желанию работодателя для подтверждения, что работник в определенные дни находился в разъездах, можно проставлять иной код, установленный приказом работодателя, например «СП» (служебные поездки).
Оформление разъездного характера работы
Никаких приказов о направлении в служебную поездку, в отличие от однодневных командировок, не издается. Но локальным актом (коллективным договором, соглашением) работодателя должен быть установлен перечень должностей, постоянная работа по которым имеет разъездной характер. На основании этого документа условие о разъездном характере работы включается в должностные инструкции и трудовые договоры.
Кроме того, работодатель может локальным актом утвердить формы других документов относительно отчетности о поездках — маршрутные листы, служебные задания и т.п. Водителям выдается путевой лист, который может быть составлен по унифицированной форме, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78, или разработан самостоятельно с применением положений Приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». Путевые листы регистрируются в журнале и сдаются уполномоченному лицу.
Расходы работника должны быть подтверждены документально и выплачиваются на основании авансового отчета.
В табеле учета рабочего времени проставляется буквенный код «Я», поскольку сотрудники, находясь в разъездах, исполняют свои трудовые обязанности. По желанию работодателя для подтверждения, что работник в определенные дни находился в разъездах, можно проставлять иной код, установленный приказом работодателя, например «СП» (служебные поездки).
Командировка и служебная поездка: разграничение понятий
Согласно закону, командировкой считается направление человека по заданию на определенный срок вне места постоянной работы. Со служебными поездками сложнее. Причина трудностей в том, что они в ТК РФ не регламентированы. Ст. 166 ТК РФ лишь объясняет, что такие поездки сотрудников, имеющих разъездной характер работы, командировками не являются.
На практике служебная поездка означает, что исполнение трудовых обязанностей связано с регулярными выездами в определенных границах. В первую очередь они относятся к тем, кто много трудится «в поле». Это, например, курьеры, страховые агенты, медицинские представители, супервайзеры. Но они зачастую хотят считать свои передвижения командировками. А вот законодательные пробелы и отсутствие нужных документов могут создать работодателям совсем ненужные риски.
Во-первых, это управленческий риск. Разъездные сотрудники периодически просят признать служебные поездки командировками, компенсировав расходы в соответствии с законом. Очевидно, что управлять сотрудниками, если поездки не регламентированы, намного сложнее. Во-вторых, это судебный риск. Не добившись цели, работник может обратиться в суд с требованием возместить расходы. Наконец, сложности с возмещением из Фонда социального страхования РФ. Если в корпоративных документах не прописаны возможные несчастные случаи во время служебных поездок, будет сложно доказать связь происшествия с производством и получить положенные выплаты из ФСС для пострадавших работников.
Отметим, что служебные поездки могут быть для работодателей более удобными. Прежде всего, платить сотрудникам во время поездок надо в соответствии с окладом, а не по среднему заработку. Суточные платятся только, если человеку придется ночевать вне дома. Кроме того, не надо запрашивать письменное согласие сотрудника с семейными узами и готовить приказ о направлении в каждую поездку. Да и в табеле она обозначается обычными рабочими днями, избавляя вас от лишних хлопот. Но чтобы оценить эти выгоды, надо все четко регламентировать.
Ответ на вопрос:
Командировкой признается поездка сотрудника по распоряжению организации на определенный срок, в которой он выполняет служебное поручение вне места постоянной работы. Об этом сказано в Трудового кодекса РФ.
Общие правила направления сотрудников в служебные поездки и документального оформления командировок следует закрепить в локальном акте организации, например Положении о командировках.
Образец положения о командировке см. в материалах Системы Кадры Формы № 2.
Служебная поездка при разъездном характере работы командировкой не является.
Порядок оформления служебных поездок можно предусмотреть в локальном акте.
Отчет о выполненной работе сотрудника с разъездным характером работы
Подробности в материалах Системы Кадры:
Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»
Положение о разъездном характере работы
| г. Москва | 06.03.2016 |
Разграничение разъездной работы от командировки
Если работодатель изначально пропишет, какие должности (профессии) предполагают разъездной характер работ, то ему будет легче решать конфликты с работниками по вопросу оплаты труда во время разъездов. Некоторые работники могут считать, что рабочее время во время поездок должно оплачиваться по правилам, установленным для служебных командировок, то есть по среднему заработку. Его определяют путем умножения среднего дневного заработка на количество рабочих дней, проведенных в командировке. Средний заработок может оказаться выше должностного оклада, так как в базу для его расчета помимо оклада включают стимулирующие и другие выплаты, связанные с выполнением трудовых обязанностей. Например, премии, оплата за сверхурочную и ночную работу, надбавки и т. п… Поэтому работники, совершающие постоянные поездки, могут настаивать на оплате рабочего времени исходя из среднего заработка.
В такой ситуации работодателю достаточно объяснить работнику, что правила ст. 167 ТК РФ о сохранении среднего заработка распространяются только на служебные командировки. Но к ним согласно ч. 1 ст. 166 ТК РФ не относятся служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Поэтому все разъезды в рамках выполнения трудовой функции будут оплачены по окладу, то есть на условиях, о которых стороны договорились при заключении трудового договора.
Шпаргалка для бухгалтера: командировка или разъездной характер работы?
Выполнение работ, имеющих подвижной и разъездной характер, отличается от направления работника в служебную командировку. Бухгалтеру в своей работе нужно знать эти отличия, а чтобы не ошибиться, можно пользоваться вот такой шпаргалкой по теме.
Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (ст. 91 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее – ТК).
Не считаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель.
При направлении в командировку наниматель обязан обеспечить работнику установленные законодательством гарантии и компенсации (ст. 95 ТК).
Справочно: порядок и размеры возмещения расходов определяют, руководствуясь Положением о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 (далее – Положение № 176).
Работникам устанавливаются компенсации за подвижной и разъездной характер работы, производство работы вахтовым методом, постоянную работу в пути, работу вне места жительства (полевое довольствие) (часть первая ст. 99 ТК).
Порядок, условия и размеры выплат компенсаций за подвижной и разъездной характер работы установлены Инструкцией о порядке, условиях и размерах выплаты компенсаций за подвижной и разъездной характер работы, производство работы вахтовым методом, постоянную работу в пути, работу вне места жительства (полевое довольствие), утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 25.07.2014 № 70 (далее – Инструкция № 70).
Что должен гарантировать работодатель при направлении в служебную командировку?
Во-первых, сохранение места работы и средней заработной платы, а во-вторых, возмещение расходов, связанных с командировкой:
- Расходы по проезду туда и обратно;
- Расходы по найму жилья;
- Суточные (пособие на питание, услуги, проезд по территории командировочного пункта и другое);
- И иные расходы, связанные с командировкой.
В случае переезда сотрудника для работы в другой местности, работодатель также обязан возместить:
- Расходы по переезду самого работника;
- Расходы по переезду членов его семьи, в случае, если они переезжают вместе с работником;
- Расходы по перевозу имущества, если не был предоставлен служебный транспорт;
- Расходы по обустройству на новом месте жительства.
Как договориться с работодателем
Вот работник приезжает в другой город и приходит в компанию, куда его командировали. Он предъявляет командировочное удостоверение, а сотрудник компании ставит отметку о прибытии. По этим отметкам работодатель может понять, что сотрудник действительно побывал там, куда его отправили.
Водитель, находясь в командировке в течение 2 дней в своем районе, не имел возможности ежедневно возвращаться домой, так как, к примеру, место командировки значительно удалено от места, где он живет.
То есть такому работнику необходимо установить разъездной характер работы, так как направление работника в поездку вне места постоянной работы может быть признано командировкой. И тогда работодателю грозят дополнительные финансовые затраты, ведь время нахождения в командировке оплачивается работнику исходя из его среднего заработка.
При этом следует учесть, что разъездной считается работа, при которой работник выполняет свои должностные обязанности вне расположения организации. В отличие от командировок, носящих временный характер и ограниченных определенным сроком, работа, связанная с разъездами, должна носить постоянный характер.