Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласно части №1 статьи №29 Федерального закона № 402-ФЗ авансовые отчеты подлежат хранению в течение 5 лет. Каждая организация сама выбирает порядок хранения отчетов. Чаще всего авансовые отчеты вместе с необходимыми документами прошиваются поквартально либо в хронологическом порядке.
Составление авансового отчета: кто должен этим заниматься
Абзац №2 п.6.3, содержащийся в документе Указания N 3210-У, гласит, что авансовый отчет должно заполнять лицо, ранее получившее денежные средства, а затем нужно отнести его в бухгалтерию. Кто такие подотчетные лица:
- сотрудники компании;
- внештатные сотрудники, участники гражданско-правового договора (к примеру, договора подряда, договора оказания услуг). Речь идет только о физических лицах. В этом случае они приравниваются к сотрудникам компании согласно письму Банка России от 02/10/2014 N 29-Р-Р-6/7859. Таким образом, выдача средств под отчет и окончательный расчет с ними проводятся так же, как и со штатными работниками компании.
Основные правила выдачи подотчетных денег
Согласно п. 6.3 указания 3210-У выдача денежных средств подотчетному лицу регистрируется расходным кассовым ордером после предварительного составления им письменного заявления на имя руководителя компании либо поступления распоряжения руководителя о необходимости выдачи подотчетной суммы. В заявлении подотчетный сотрудник аргументирует необходимость выдачи суммы с обязательным указанием ее размера и срока предоставления денег.
По истечении определенного времени работник обязательно должен представить авансовый отчет с прикреплением первичных документов, доказывающих осуществленные расходы. С 30.11.2020 срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета организация может установить самостоятельно. Прежнее требование о том, что АО должен представляться не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные, или со дня выхода на работу, отменено.
Что еще изменилось в подотчете и кассовых операциях с 30 ноября 2020 года, см. здесь.
Остаток неиспользованной суммы приходуется в кассу по приходному кассовому ордеру, а излишне потраченные средства выдаются сотруднику на основании расходного кассового ордера.
Что делать, если сотрудник не вернул подотчетную сумму, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Основные моменты о подотчетных суммах см. в статье «Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы».
Подоходный налог для нарушителей — 26%
Ставка подоходного налога с физических лиц устанавливается в размере 26% вместо 20% в отношении доходов:
- исчисленных в соответствии с законодательством налоговым органом исходя из сумм превышения расходов над доходами;
- при установлении контролирующим органом факта неправомерного неудержания и неперечисления в бюджет подоходного налога с физических лиц налоговым агентом;
- при установлении контролирующим органом факта регистрации в СККС суммы дохода в виде выигрыша (возвращенных несыгравших ставок) на физическое лицо, которому фактически выплата (перевод, перечисление) выигрыша (возвращенных несыгравших ставок) не осуществлялась.
Документальное подтверждение расходов
Легче всего работнику будет, если вы сделаете образцы всех подтверждающих документов, где будет выделена важная информация, и ознакомите его с ними.
4. Требования к подтверждающим расходы документам.
4.1. Перед покупкой работник должен спросить у продавца, выдает ли он документ, подтверждающий оплату, и если нет, то работнику не следует совершать покупку.
4.2. Перечень оправдательных документов, представляемых работником:
1) при покупках в розницу (в том числе при оплате через Интернет с доставкой или самовывозом):
— чек ККТ;
— товарный чек (если в чеке ККТ нет перечня покупок);
— счет-фактура. Работник должен потребовать его у продавца, если в чеке ККТ выделен НДС. Если продавец не выдает счет-фактуру и сумма покупки превышает 10 000 руб., то работнику не следует совершать покупку;
2) при покупках в розницу у продавца, не использующего ККТ в связи с применением специального налогового режима в виде ЕНВД или патентной системы налогообложения, — любой документ об оплате с перечнем покупок (например, товарный чек, квитанция);
3) при оплате услуг, оказываемых населению (бытовых услуг, услуг пассажирского транспорта, учреждений культуры, почты и др.№ 54-ФЗ):
— или чек ККТ. А если в нем нет наименования услуги, то еще и товарный чек (иной подобный документ с расшифровкой);
— или бланк строгой отчетности (БСО).
При приобретении работником электронных билетов документами, подтверждающими транспортные расходы, будут:
— при авиаперелете — распечатка маршрутной квитанции (электронного билета) и посадочный талон;
— при проезде на поезде и ином транспорте — распечатка электронного билета (на поезде дальнего следования — распечатка контрольного и посадочного купонов);
4) при покупках у оптового продавца:
— чек ККТ;
— товарная накладная (акт об оказании услуг или выполнении работ);
— счет-фактура (если в чеке ККТ, накладной или акте выделен НДС);
— корешок доверенности на получение ТМЦ по форме № М-2;
5) при внесении предоплаты за товары (работы, услуги), которые будут отгружены организации:
— чек ККТ;
— счет-фактура на аванс (если в чеке ККТ выделен НДС);
6) при приобретении товаров (работ, услуг) у физлиц-непредпринимателей (к примеру, в случае найма жилого помещения во время командировки):
— договор (см. Приложение № 6);
— расписка физлица в получении денег от работника (см. Приложение № 7);
7) при оплате через платежный терминал (если невозможен другой способ оплаты) — чек, выданный терминалом;
8) при внесении платы организации или предпринимателю, не связанной с расчетами за товары (работы, услуги) (например, при возврате займа, внесении пожертвования, уплате членских взносов в саморегулируемую организацию), — квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО).
4.3. При получении на руки указанных в п. 4.2 документов работнику следует обратить внимание на следующее.
Изменение № 4 Нельзя выдавать зарплату и подотчет поврежденными деньгами
С 30 ноября введен запрет на выдачу денег банкнотами, которые имеют хотя бы одно повреждение из упомянутых:
- загрязнение поверхности лицевой и (или) оборотной сторон, приводящее к снижению яркости изображения на 8 процентов и более;
- постороннюю надпись (посторонние надписи), состоящую из двух и более знаков (символов);
- посторонний рисунок (посторонние рисунки), оттиск (оттиски) штампа;
- контрастное пятно (контрастные пятна) диаметром 5 мм и более;
- разрыв (разрывы) края банкноты длиной 7 мм и более;
- сквозное отверстие (отверстия), прокол (проколы) диаметром 4 мм и более;
- нарушение целостности банкноты, заклеенное клеящей лентой;
- утраченный угол (углы) площадью 32 мм2 и более;
- утраченный край (края), вследствие чего размеры банкноты по длине и (или) ширине уменьшились на 5 мм и более;
- частично утраченный красочный слой в результате потертости и (или) обесцвечивания.
Если такие деньги есть, их нужно обменять в банке.
Переход на новые ФСБУ с 2022 года: что поменять в учетной политике
Приведем такие отличия от старых правил:
- аренду у арендодателя, которая не влечет выкупа имущества, нужно считать операционной;
- лизингополучатель отражает право пользования активом (далее — ППА) и обязательство по договору независимо от того, кто балансодержатель имущества. ППА, как правило, нужно амортизировать;
- лизингодатель как актив в учете показывает чистую стоимость инвестиции в аренду.
Из-за перехода на ФСБУ 25/2018 в некоторых случаях нужно пересчитать показатели бухотчетности по текущим договорам аренды или лизинга.
Так, пересчитать данные должны арендодатели по договорам неоперационной (финансовой) аренды. Сделать это нужно ретроспективно.
Что касается арендаторов, то им необходимо отразить переход или ретроспективно, или упрощенно. Например, при первом варианте на 1 января 2022 года скорректируйте остатки или отразите входящее сальдо.
Есть также ситуации, когда Стандарт не влияет на учет.
Подробности:
- Как отражать в бухучете и отчетности неоперационную (финансовую) аренду
Если новый стандарт меняет порядок учета, то в учетной политике отразите изменения. Сделать это нужно до 1 января 2022 года, например:
- арендатор (лизингополучатель) указывает способы амортизации ППА, а также определения сроков их полезного использования;
- арендодатель (лизингодатель) в части операционной аренды отражает порядок признания доходов.
Можно ли осуществлять выдачу подотчета на карту сотрудника?
В законодательстве РФ нет отдельного нормативного документа, устанавливающего порядок выдачи подотчетных средств на карту сотрудника. Известное бухгалтерам указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций ЮЛ и ИП» от 11.03.2014 № 3210-У регулирует выдачу подотчета только в наличной форме.
Но опираясь на положение ЦБ РФ «Об эмиссии платежных карт» от 24.12.2004 № 266-П, можно сделать вывод: организации и ИП вправе оплачивать свои расходы через карту, оформленную на уполномоченное ими физлицо (пп. 1.5, 2.5). Эта позиция подтверждается официальными разъяснениями Минфина РФ:
- письмом от 21.07.2017 № 09-01-07/46781;
- письмом от 25.08.2014 № 03-11-11/42288;
- письмом от 05.10.2012 № 14-03-03/728.
В положении ЦБ от 24.12.2004 № 266-П также представлен список расходов, которые организациям и ИП разрешено оплачивать через карту уполномоченного физлица (см. п. 2.5):
- оплата расходов, связанных с деятельностью организации (ИП) на территории РФ;
- оплата командировочных и представительских расходов на территории РФ и за ее пределами;
- проведение иных операций, не запрещенных законодательством РФ.
Как применять ККТ при расчетах через подотчетных лиц? Узнайте экспертное мнение в КонсультантПлюс, получив пробный доступ к системе бесплатно.
На какие цели можно выдать наличные денежные средства под отчет?
Основным документом, регулирующим наличные денежные расчеты в организациях, является Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, утвержденное Банком России 12.10.2011 N 373-П (далее — Положение N 373-П).
Согласно п. 1.1 Положения N 373-П нормы документа распространяются на юридических лиц, которые ведут бухгалтерский учет в соответствии с требованиями, установленными органами, которым предоставлено право регулирования бухгалтерского учета (за исключением Банка России). Кроме того, действие документа распространяется на юридических лиц, перешедших на УСНО, и физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.
До 2012 г. цели, на которые организации могли расходовать денежные средства путем выдачи их под отчет, были указаны в п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40. Напомним, что данный пункт предписывал учреждениям выдавать средства под отчет либо на хозяйственно-операционные расходы, либо на расходы, связанные со служебными командировками.
В соответствии с п. 4.1 Положения N 373-П наличные денежные средства можно выдавать под отчет на расходы, которые связаны с ведением деятельности. Однако данная норма не означает, что учреждение вправе тратить наличную выручку на что угодно.
Перечень целей, на которые можно направлять наличные средства, приведен в Указании Банка России от 20.06.2007 N 1843-У. В соответствии с данным документом поступившую в кассу наличную выручку можно расходовать:
- на выдачу заработной платы, осуществление иных выплат работникам (в том числе социального характера);
- на выплату стипендий;
- на оплату командировочных расходов;
- на оплату товаров, работ и услуг;
- на возврат ранее полученных наличных средств в оплату товаров, работ и услуг.
Таким образом, цели, на которые можно выдать денежные средства под отчет, в принципе остались теми же: это командировочные и хозяйственно-операционные расходы.
Необходим ли утвержденный список лиц на выдачу денежных средств под отчет?
Отметим, что прямого указания на установление списка лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет, Положение N 373-П не содержит. Тем не менее из п. 4.4 Положения N 373-П следует, что учреждения могут выдавать наличные деньги под отчет на расходы, которые связаны с ведением деятельности, с письменного распоряжения руководителя. Следовательно, с целью осуществления контроля руководитель должен утвердить список лиц, которые могут получать денежные средства под отчет на хозяйственно-операционные расходы. Перечень лиц, которым выдаются наличные денежные средства на данные расходы, сроки и цели использования этих средств утверждаются приказом руководителя. Срок, на который выдаются денежные средства под отчет, может устанавливаться в зависимости от конкретного случая либо для отдельных видов операций, что закрепляется отдельным нормативным актом учреждения. Целесообразно прописать данные положения в учетной политике.
Контрольно-кассовая дисциплина в 2022-2023 годах
Кассовая дисциплина — это соблюдение юридическими лицами и ИП правил проведения наличных денежных расчетов, установленных законодательством РФ. Расчеты наличными деньгами включают в себя все виды приходно-расходных операций, осуществляемых фирмой или ИП с наличными денежными средствами.
Кассовая дисциплина включает в себя:
- оформление кассовых документов (приходный и расходный кассовые ордера, ведение кассовой книги);
- установление лимита остатка денег в кассе;
- соблюдение правил расходования и сдачи наличности в банк;
- соблюдение лимита расчёта наличными.
Наиболее широким в целях наличных расчетов является понятие кассы (операционной кассы), через которую фирма или ИП производит расчеты наличными деньгами. Чаще всего это такие операции, как выплата зарплаты, получение-сдача денег в банк, расчеты с подотчетными лицами, выдача-возврат займов. В кассу также может поступать наличная выручка.
Получение наличной выручки обязывает к применению контрольно-кассовой техники (п. 1 ст. 1.2 закона «О ККТ…» от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Хотя в ряде случаев допускается ее неприменение, в частности:
- Юрлицами и ИП при осуществлении деятельности определенных видов (п. 2 ст. 2 закона № 54-ФЗ).
- Юрлицами и ИП при осуществлении деятельности в условиях, затрудняющих применение ККТ (п. 3 ст. 2 закона № 54-ФЗ).
Штрафы за отсутствие авансового отчета
Если отчет не был предоставлен в установленный срок, это нарушение кассовой дисциплины. В таком случае могут быть применены следующие штрафные санкции:
- За отсутствие первичных документов положена административная ответственность. Это грубейшее нарушение требований к бухгалтерской отчетности и бухучету, за него предусмотрен штраф до 10000 рублей. Если нарушение произошло повторно, штраф увеличивается до 20000 рублей (статья №15.11 КоАП).
- Штрафы доначислений сумм за неуплату страховых взносов и НДФЛ, недоимки по налогу на прибыль (налогу при УСН). Для ИП или организации предусматривается штраф 20% от суммы доначислений (статьи №122, 123 НК).
Таким образом, налоговый инспектор может обратить внимание на следующие нарушения:
- у авансового отчета нет подтверждающих документов;
- нет заявлений на выдачу авансового отчета.
Выдача подотчетных сумм
Если определенную сумму необходимо выдать одному из сотрудников предприятия, составляется соответствующий приказ о выделении подотчетных средств на счет сотрудника, в который вносятся следующие данные:
- наименование организации;
- наименование издаваемой бумаги;
- номер документа, дата, место его составления;
- обоснование и основание для издания;
- на кого возлагается обязанность по выдаче подотчетных сумм;
- максимальный размер сумм;
- период, на который они выдаются;
- работник, который имеет право получать в кассе необходимые денежные средства;
- ответственное за исполнение должностное лицо.
Положительные моменты действующего порядка выдачи средств под отчет
Работники не должны предоставлять заявление о предоставлении денежных средств под отчет, что является положительным моментом, так как ранее налоговый орган считал это нарушением и доначислял НДФЛ. Основанием для выплаты авансированной суммы выступает приказ, распоряжение или решение, подписанное руководителем.
Кроме того, возможно выдавать средства, если имеется задолженность по ранее выданным денежным средствам, ранее же требовалось погасить задолженность, то есть сначала отчитаться за ранее выданные суммы. Это было достаточно не удобно, если речь идет о различных подразделениях, которые специализируются на различных видах закупочной деятельности.
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем. То есть в приказе может быть прописан и срок полгода, и иной срок, который понадобится для приобретения материалов и основных средств. Однако бухгалтера продолжают по привычке контролировать сроки выдачи денежных средств.
Положительным моментом является ситуация, когда необходимо переделать документы, перепроверить данные в отчетности. Бухгалтер или кассир проверяет полученные авансовый отчет и первичные документы на предмет правильности их заполнения. Срок проверки устанавливается самостоятельно каждым учреждением через локальные акты.
Разъяснения в отношении переводов денежных средств
Следует обратить внимание на Письмо УФНС России по г. Москве от 14.06.2018 N 17-26/2/125945@. Это письмо примечательно тем, что ведомство говорит, что при расчетах с подотчетными лицами не нужен кассовый аппарат, что очень важно с учетом перехода на расчеты через онлайн-кассы.
Согласно пункту 1 статьи 4.3 Федерального закона N 54-ФЗ контрольно-кассовая техника после ее регистрации в налоговом органе применяется на месте осуществления расчета с покупателем (клиентом) в момент осуществления расчета тем же лицом, которое осуществляет расчеты с покупателем (клиентом), за исключением расчета, осуществляемого электронными средствами платежа в сети «Интернет».
Учитывая изложенное, при осуществлении подотчетным лицом наличных денежных расчетов или расчетов с использованием электронных средств платежа, в том числе выплате денежных средств, с субъектом предпринимательской деятельности, физическим лицом, пользователь обязан в момент расчета выдавать (направлять) кассовый чек с признаком расчета «расход», сформированный с применением контрольно-кассовой техники на месте осуществления расчета.
При этом выдача наличных денежных средств из кассы под отчет по существу не является расчетом в соответствии с Федеральным законом N 54-ФЗ, в связи с чем, применение контрольно-кассовой техники не требуется.
Оформляем инструкцию для подотчетников
Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 15 апреля 2016 г.
Н.А. Мацепуро, юрист Упомянутые в статье Указания ЦБ можно найти:
Бухгалтер, как никто, знает, что в первичных документах, подтверждающих расходы организации, должен быть полный порядок. Поэтому важно, чтобы подотчетные лица, купившие для организации какие-либо товары (работы, услуги), принесли в бухгалтерию правильно оформленную первичку. Для этого подотчетникам нужно объяснить, как проверить бумаги еще при их получении. Удобнее всего — снабдить таких сотрудников специальной инструкцией, в которой будут указаны не только требования к первичным документам, но и порядок получения денег в кассе или на карту, сроки отчета по ним и иная полезная для подотчетников информация. Такая инструкция — это локальный нормативный акт. Соответственно, нужно утвердить ее у руководителя и ознакомить с ней всех работников, которым выдают подотчетные суммы.
Приведем образец такой инструкции. Вам останется лишь адаптировать ее под себя.